プロセスマイニングで明らかになる「形式的な承認フロー」の課題

はじめに：なぜ「承認フロー」がボトルネックになるのか

多くの企業が業務プロセスの標準化と統制のために導入している「承認フロー」。しかし、形式的に設計された承認ステップが、実務上の意思決定スピードや業務効率を著しく損なっているケースが少なくありません。複雑な組織構造の中で、承認の形式化が進み、結果として"誰も本当の判断をしていない"という状態が発生しやすくなっています。

こうした「見えない遅延」や「責任の空洞化」を解決する手段として、近年注目されているのがプロセスマイニングです。本記事では、承認フローの課題構造を解き明かし、プロセスマイニングがどのように現状を可視化し、改善につなげられるかを解説します。

プロセスマイニングとは何か：形式と実態のギャップを見える化

プロセスマイニングとは、ERP（基幹業務システム）やワークフローシステムなどに蓄積されたイベントログをもとに、実際の業務プロセスを自動的に抽出・可視化する技術です。

これにより、例えば「稟議書が承認されるまでにかかる平均日数」「特定の部門だけ承認に2倍の時間がかかっている」など、従来のレポートやBIツールでは見えなかった事実が明らかになります。

プロセスマイニングの詳細については、プロセスマイニングとはをご参照ください。

形式的な承認プロセスの課題：3つの典型パターン

1. 意思決定の遅延とサイロ化

社内の承認ステップが多層化することで、1つの稟議に対して「7営業日以上」かかるといったケースが頻出しています。特に部門横断の申請では、「承認は保留状態で、何もアクションされていない」という空白期間がボトルネックになります。

プロセスマイニングの分析により、承認の滞留が起きている部署では、全体の処理時間の50%以上が停滞していることが明らかになるケースが多数報告されています。

2. 意味のない形式的承認

多くの承認ステップが「前工程の確認をなぞるだけ」「全件承認されており、実質的な判断が行われていない」といった状態にあります。これは責任所在のあいまい化にもつながり、「なぜこの意思決定がされたのか」という説明責任を果たせなくなります。

形式的承認は、むしろ意思決定の品質を下げるリスク要因になり得ることが、複数の研究で指摘されています。

3. 人的リスクとブラックボックス化

特定の承認者しか対応できない（属人化）プロセスは、病欠や退職で業務停止リスクが生まれます。また、承認履歴がシステムに蓄積されていない場合、監査やトラブル対応時に事実確認が困難になります。

プロセスマイニングによる改善アプローチ

Celonisなどの先進プロセスマイニングツールでは、承認フローのボトルネック特定・改善が次のように可能です。

ボトルネックの視覚化と定量化

• 承認単位の平均処理時間をKPIとして分析
• 処理ステップごとの"実行者なし"の空白を検出
• 「例外承認」「再申請率」「最終承認者の判断時間」などの定量指標を可視化

改善提案とシミュレーション

Celonis EMS（Execution Management System）では、AI分析と改善提案機能を活用して「この承認は省略可能」「条件付き自動承認が可能」といった提案が可能になります。

実際の導入事例

事例① 製造業A社：稟議プロセスの処理日数を30%短縮

全社横断のプロセスマイニングにより、最終承認までの処理日数を平均12日から8日に短縮。特に"部長承認が遅れる"というボトルネックを特定し、電子承認の一部自動化で解消した事例が報告されています。

事例② 金融業B社：監査対応工数を70%削減

全承認フローをCelonisで可視化・ログ化することで、金融庁からの指摘に対し1日で根拠提示が可能に。従来は調査に1週間以上かかっていた業務が劇的に効率化されました。

専門家の見解と将来展望

RWTHアーヘン工科大学のWil van der Aalst教授は、プロセスマイニングについて「データ駆動で意思決定の質を担保し、形式と実態のズレを修正する"経営の顕微鏡"である」と述べています。

また、製造業向けの応用を提唱する研究では、ユースケース開発の重要性が強調されており、企業固有の承認プロセス改善に向けた具体的なアプローチが求められています。

結論：見えない遅延を「見える化」し、行動へつなげる

承認フローの非効率は、業務全体のスピード・品質・責任に直結するクリティカルな課題です。プロセスマイニングは、それを定量化し、視覚化し、改善提案まで自動化できる数少ないアプローチです。

形式的な承認を前提とせず、「本当に意味のある意思決定とは何か？」を問い直す契機として、今こそ導入検討のタイミングと言えるでしょう。

よくある質問（Q&A）

---

関連リンク
プロセスマイニング導入のステップについてはこちら → 導入プロセス

無料相談受付中
「自社の承認プロセスも可視化できる？」「まずはどこから始めればいい？」という方へ。プロセスマイニングの専門家による無料相談を実施しています。お気軽にディスカバリーワークショップへお問い合わせください。現状分析から改善提案まで、貴社の課題に合わせたアプローチをご提案いたします。