ITツール導入時の業務プロセス洗い出しに活かせるプロセスマイニング分析手法

企業がERP（基幹業務システム）やSaaSなどのITツールを導入する際、「業務プロセスの洗い出し」は避けて通れないステップです。とりわけ、年商100億円規模の中堅・大企業では、現場の業務が属人化・複雑化していることが多く、「今の業務がどうなっているのかさえ、把握しきれていない」状況が散見されます。

このような状態でITツールを導入しても、期待した効率化は得られず、むしろ業務とのミスマッチによる混乱やコスト増大を招くケースすらあります。そこで注目されているのが、プロセスマイニングを活用した客観的な業務プロセス分析です。

本記事では、ITツール導入準備において、プロセスマイニングがどのように活用できるのか、どのようなメリットがあるのかを、実例を交えて解説します。

業務プロセス洗い出しの課題：なぜ「見える化」が困難なのか

属人化とサイロ化による業務のブラックボックス化

企業の業務プロセスは日々の改善やシステム改修の積み重ねにより、部分最適が繰り返されてきました。その結果、業務プロセス全体像が誰にも把握されておらず、業務フローが部門ごとに断絶している「サイロ化」や、特定の社員しか分からない「属人化」が進んでいます。

ITツール導入時には、こうした業務プロセスの断絶や曖昧な業務ルールが障壁となり、要件定義の段階でつまずくリスクが高くなります。

従来のヒアリングによる業務プロセス洗い出しの限界

従来は、業務担当者へのヒアリングを通じて業務プロセスを洗い出していました。しかし、現場の業務プロセスは日々変化しており、「言語化されていないが確実に存在するプロセス」が数多くあります。結果として、ヒアリングベースの業務プロセス整理では、網羅性や正確性に欠けることが多いのが実情です。

プロセスマイニングを活用した効果的な業務プロセス分析手法

プロセスマイニングによる業務プロセス洗い出しの基本原理

プロセスマイニングとは、会計システムや顧客管理システムといった既存のITシステムに蓄積された「業務の履歴データ」をもとに、実際の業務の流れを自動で図表化・分析する技術です。机上の理想的な業務プロセスモデルではなく、「現場で実際に行われている業務プロセス」をデータとして捉える点が最大の特徴です。

ITツール導入における業務プロセス分析の具体的効果

ITツール導入時にプロセスマイニングを活用することで、以下のような効果が得られます：

• 現在の業務プロセス全体を客観的に把握：感覚ではなくデータで業務の流れを理解
• 時間のかかっている作業や無駄な工程を数値で特定：改善すべき優先順位が明確化
• 部門ごとの業務プロセスのやり方の違いを具体的に比較：標準化すべき箇所が判明
• 新しいシステムでの業務プロセス設計の方針を立てやすい：現実的な改善案の策定が可能

特に、営業から経理まで複数の部門が関わる「受発注業務プロセス」や「請求処理プロセス」などでは、プロセスマイニングによる客観的な現状把握が、システム要件定義の質を大きく左右します。

ITツール導入成功事例：プロセスマイニング活用による業務プロセス改善

ケース1：製造業における受注プロセス標準化

ある大手製造業では、各拠点でバラバラだった受注処理業務プロセスをプロセスマイニングにより詳細に分析しました。その結果、拠点ごとに異なっていた承認フローや在庫確認プロセスが明確になり、ERP導入時には統一された標準プロセスに再設計。受注から出荷までのリードタイムを平均30%短縮することに成功しました。

ケース2：金融機関でのコンプライアンス強化

金融機関においては、監査対応で必要な取引の証跡をプロセスマイニングにより自動抽出できるシステムを導入。従来の手作業による業務プロセスから、自動化された業務プロセスへと転換し、レポート作成時間を従来比70%削減するとともに、コンプライアンス体制の強化を実現しました。

効果的な業務プロセス洗い出しのための4ステップアプローチ

ステップ1：現状業務プロセス分析

既存システムから業務の履歴データを取り出し、現在の業務プロセスの流れを図表で表示します。この段階では、理想論ではなく「実際に現場で行われている業務プロセス」を正確に把握することが重要です。

ステップ2：業務プロセス問題特定

図表化された業務プロセスの流れから、時間のかかっている工程や無駄な作業、例外的な処理の頻度などを数値で分析します。複数部門にまたがる業務プロセスでは、部門間の連携の問題も明確になります。

ステップ3：業務プロセス改善設計

分析結果をもとに、新しいITツールでの理想的な業務プロセスの流れを設計します。プロセスマイニングで得られた客観的なデータにより、現実的で実行可能な業務プロセス改善案を作成できます。

ステップ4：業務プロセス効果測定

ITツール導入後も継続的にプロセスマイニングを実施し、期待した効果が得られているかを数値で測定します。業務プロセス改善の効果を継続的に監視することで、さらなる最適化の機会を発見できます。

業務プロセス洗い出し導入時の重要な注意点

データ品質確保による正確な業務プロセス分析

プロセスマイニングによる業務プロセス分析の精度は、元となる業務履歴データの品質に大きく依存します。データに抜けや矛盾がある場合、業務プロセスの分析結果の信頼性が損なわれるため、事前のデータ整備が重要です。

組織全体での業務プロセス改善への理解と協力

プロセスマイニングは技術的な取り組みですが、その成果を活かすには経営陣から現場まで、組織全体の理解と協力が不可欠です。特に、現状の業務プロセスの問題点が明らかになった際の改善への取り組み姿勢が、ITツール導入成功の鍵となります。

結論：ITツール導入成功は事前の業務プロセス洗い出しが決め手

ITツール導入の成否を分けるのは、導入後のツール活用以前に、「現状の業務プロセスがどのように行われているかを正しく理解できているか」にかかっています。従来のヒアリング中心の業務プロセス洗い出しでは限界があり、客観的で正確な現状把握が求められています。

プロセスマイニングは、言語化されない業務プロセスを含めた「事実に基づく業務全体像」の把握を可能にし、ITツールの設計・導入・運用におけるリスクを大幅に減らします。年商100億円規模の企業において、属人化や複雑化が進んだ業務プロセスを客観的に把握し、効果的なITツール導入を実現するために、プロセスマイニングを活用した業務プロセス洗い出しの検討をお勧めします。

よくある質問：業務プロセス洗い出しとプロセスマイニング活用について

プロセスマイニング導入のステップについてはこちら

ITツール導入成功への次のステップ

ITツール導入において、まず重要なのは現状の業務プロセス洗い出しによる見える化です。プロセスマイニングを活用した客観的な業務プロセス分析から始めて、効果的なシステム導入を実現しませんか。

業務プロセスの洗い出しは、ITツール導入成功の基盤となる重要なステップです。貴社の業務特性に応じた最適な業務プロセス分析アプローチをご提案いたします。ご相談やより詳細な情報をお求めの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。